Praxisbeispiel Angebotsprozess:
Wie CHISTO Rückfragen und manuelle Vorarbeit reduziert

CHISTO ist ein Reinigungsunternehmen. Für individuelle Angebote benötigt CHISTO unterschiedliche Objekt-, Leistungs- und Kundeninformationen. Fehlende Angaben führten bislang zu Rückfragen und manueller Vorarbeit, bevor überhaupt ein belastbarer Angebotsentwurf entstehen konnte.

Der Ablauf im Detail

ZOKI entwickelte dafür einen digitalen Angebotsprozess: Eine Kundenanfrage geht ein, relevante Informationen werden strukturiert erfasst, und fehlende Angaben werden erkannt. Auf Basis definierter Vorgaben bereitet der Prozess anschließend einen Angebotsentwurf inklusive Kunden-E-Mail vor. Der zuständige Mitarbeitende prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und entscheidet über den Versand. Mehr zum zugrunde liegenden Leistungsbereich gibt es auf der Seite Prozessoptimierung & Automatisierung.

Nutzen

Prüfung, Anpassung und die finale Entscheidung liegen weiterhin beim Mitarbeitenden — die Lösung bereitet den Vorgang vor, ersetzt aber nicht die fachliche Beurteilung. Der konkrete Nutzen liegt in einem effizienteren Weg vom ersten Kundenkontakt zum individuellen Angebot, mit weniger Rückfragen und weniger manueller Vorarbeit.

Stimme aus dem Projekt

ZOKI hat unseren Angebotsprozess schnell verstanden und eine Lösung entwickelt, die Kundenanfragen strukturiert erfasst und die Angebotserstellung deutlich vereinfacht. Das reduziert Rückfragen und manuelle Arbeit und passt genau zu unserem Arbeitsalltag.

Der Case zeigt, wie sich wiederkehrende Vorarbeit in einem individuellen Angebotsprozess strukturieren lässt, ohne die fachliche und finale Entscheidung zu automatisieren. Ob und wie sich ein ähnlicher Ansatz auf den eigenen Angebotsprozess übertragen lässt, hängt von der jeweiligen Ausgangslage ab — eine erste Einordnung bietet der Artikel Prozessautomatisierung im Mittelstand: Wann sie sich lohnt — und wann nicht.